الحسابات اللي أي محل محتاجها
بعيدًا عن المصطلحات، حسابات أي محل خمس حاجات: بعت إيه، اشتريت إيه، عندك إيه في المخزن، الفلوس فين (الدرج والبنك)، ومين عليه ومين ليه. البسيط بيغطي الخمسة، وكلهم مربوطين ببعض.
بعت إيه؟
فاتورة مبيعات بالباركود أو بالاسم، نقدي أو آجل، بسعر التجزئة أو الجملة. وتقرير مبيعات وتقرير مبيعات مبسط يقولولك بعت كام في اليوم أو الشهر وأكتر الأصناف مبيعًا.
اشتريت إيه؟
فاتورة شراء بتزوّد المخزن وتسجل اللي عليك للمورد، ومشتريات مورد وتقرير فواتير المشتريات بيوضحوا مشترياتك من كل مورد.
عندك إيه في المخزن؟
تقرير رصيد مخازن بالكمية وقيمة البضاعة، والمنتجات الراكدة في التصنيفات علشان تعرف البضاعة اللي واقفة وتعمل عليها عرض.
الفلوس فين؟
يومية الخزنة بتعرض كل حركة فلوس: مبيعات نقدي، تحصيل، دفعات، مصروفات. والمصروفات نفسها (إيجار، كهرباء، مرتبات، نقل…) بتتسجل من إضافة مصروف بأنواع تحددها، وتقرير المصروفات وتقرير تصنيفات المصروفات يقولولك المصروف رايح فين.
مين عليه ومين ليه؟
مديونية العملاء والموردين بتتحسب تلقائيًا من الفواتير والتحصيلات والدفعات. التفاصيل في برنامج ديون العملاء والموردين.
السؤال الأهم: كسبت كام؟
تقرير أرباح مدة بيحسب: إجمالي المبيعات، ناقص المرتجعات، ناقص تكلفة البضاعة المباعة = مجمل الربح. وبعدين يخصم المصروفات والمرتبات والمسحوبات ويطلع صافي الربح. تقدر تشغّله ليوم أو أسبوع أو شهر. ولو عايز تفصيل، فيه تقرير أرباح منتج وتقرير أرباح تصنيف علشان تعرف أنهي صنف بيكسبك فعلًا.
وانت مش في المحل
البسيط بيشتغل أونلاين من المتصفح، فتقدر تفتح الشاشة الرئيسية من بيتك وتشوف ملخص اليوم: المبيعات، المرتجعات، الخزن، المشتريات، مديونية العملاء والموردين، ومصروفات اليوم. ومع مجموعات المستخدمين تحدد البائع يشوف إيه، وتقرير حركة المستخدمين يوضح مين عمل إيه وإمتى.
أكتر من فرع؟
تقدر تعرّف فروع ومخازن وخزن لكل فرع، وتشوف تقرير ربحية فرع لكل فرع لوحده.
نصايح لما تبدأ
- ابدأ بأهم 50 صنف بأسعارهم الصح، وكمّل الباقي تدريجيًا (أو ارفعهم من إكسل).
- سجل أرصدة العملاء الآجل القديمة مرة واحدة.
- التزم إن كل بيع يتعمل له فاتورة، حتى لو نقدي — ده سر دقة الأرباح.
- سجل المصروفات أول بأول، ولو صغيرة.
شوف كمان برنامج الكاشير وبرنامج السوبر ماركت.
أسئلة بيسألها أصحاب المحلات قبل ما يبدأوا
«محتاج كمبيوتر مخصوص؟» لأ، أي جهاز عليه متصفح وإنترنت. «هتعلم البرنامج في قد إيه؟» الشاشات اليومية بتتعلم في يوم أو اتنين، وفيه دروس مصورة في مركز الدروس. «لو غلطت في فاتورة؟» فيه شاشة للفواتير للتعديل، والمرتجعات ليها فواتير خاصة فالحركة تفضل واضحة.