برنامج مبيعات وفواتير: من عرض السعر لحد التحصيل

ليه الفواتير اليدوية بتكلّفك أكتر مما تتخيل؟

الفاتورة اليدوية بتاخد وقت، وغلطة حسابية صغيرة فيها ممكن تضيّع ربح الصفقة. والأهم إنها مش مربوطة بحاجة: لا بالمخزن ولا بحساب العميل ولا بالخزنة. فبتلاقي نفسك بتسأل كل شوية: «العميل ده عليه كام؟» و«الصنف ده لسه موجود؟».

دورة المبيعات في البسيط

1. عرض السعر

تحفظ عرض السعر للعميل وتلاقيه في فواتير معلقة، ومنها تعدّله أو تحفظه كفاتورة لما العميل يوافق. وفي فاتورة البيع زرار تعبئة من عرض سعر يملأ الأصناف من العرض.

2. فاتورة البيع

فاتورة مبيعات فيها كل اللي محتاجه: العميل ونوعه ورصيد دينه الحالي، نوع السعر (جملة، نصف جملة، تجزئة)، المخزن اللي هتصرف منه، الأصناف بالاسم أو الباركود والوحدة والعدد، الخصم (مبلغ أو نسبة)، المدفوع والمتبقي. ومع الحفظ: المخزن بيتخصم منه، والنقدية بتدخل الخزنة، والآجل بيتسجل على العميل.

3. المرتجعات

فاتورة مردود بيع بترجّع البضاعة للمخزن وتعدّل حساب العميل أو الخزنة، وفيه نوع فاتورة «مبيعات ومردودات» لو العميل بيرجّع ويشتري في نفس الوقت. ولو فيه دفعات اتردت على فاتورة مردود، ليها شاشة وتقرير خاصين.

4. التحصيل

من تحصيل تسجّل اللي العميل دفعه وتطبع إيصالات السداد، وتقدر تربط السداد على فاتورة معينة. ولو عندك قايمة تحصيلات كبيرة، ارفعها من ملف إكسل. التفاصيل في برنامج ديون العملاء.

فواتير على مقاس شغلك

من خصائص الفواتير تقدر تضيف نوع فاتورة جديد وتحدد هل بيأثر في المخزن والخزنة، وتظهر أو تخفي خانات زي المندوب والمخزن والباركود والتاريخ. وفي إعدادات البرنامج بتكتب بيانات شركتك اللي بتظهر في الطباعة: الاسم، العنوان، التليفون، الشعار، البطاقة الضريبية والسجل التجاري.

التقارير اللي هتستخدمها فعلًا

• تقرير فواتير المبيعات: كل الفواتير في فترة، بالعميل والبائع، مع إجمالي المبيعات والخصومات وعدد القطع.
• تقرير المبيعات والمردود وتقرير نقدي وآجل.
• تقرير ربحية الفواتير وتقرير أرباح مدة لمعرفة الربح الحقيقي.
• تقرير مبيعات بالمناطق وتقرير مبيعات بنوع السعر وتقرير مبيعات منتج لعميل.
• تقرير نسبة بائع لحساب عمولة كل بائع، وتقرير القيمة المضافة للضريبة.
• تقرير ترتيب العملاء بصافي المبيعات علشان تعرف أهم عملائك.

الفاتورة الإلكترونية

لو نشاطك ملزم بمنظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر، البسيط فيه شاشة الفواتير الإلكترونية لمتابعة المستندات. اقرأ التفاصيل والحدود بوضوح في صفحة الفاتورة الإلكترونية.

مثال: يوم في شركة توزيع صغيرة

الصبح عميل طلب عرض سعر لـ 20 صنف، اتحفظ كعرض. الضهر وافق، فالعرض اتحوّل فاتورة بسعر نصف الجملة ودفع نصها، والباقي اتسجل عليه تلقائيًا. العصر عميل تاني رجّع كرتونة تالفة، فاتعملت فاتورة مردود والكمية رجعت المخزن. آخر اليوم المدير فتح تقرير فواتير المبيعات وتقرير نقدي وآجل، وعرف المبيعات والمحصّل والآجل من غير ما يجمع ورق.