المشكلة: دفترين ورقمين مختلفين
لما المبيعات بتتسجل في دفتر والمخزن في شيت إكسل، كل حاجة بتعتمد على إن حد يفتكر يحدّث الاتنين. يوم زحمة واحد كفاية يخلّي الرصيد غلط. وبعدها: صنف «موجود على الورق» ومش موجود على الرف، أو بضاعة راكدة محدش واخد باله منها، وربح محسوب على سعر شراء قديم.
الحل: الفاتورة هي اللي بتحرّك كل حاجة
في البسيط مش محتاج تسجّل نفس العملية مرتين:
- فاتورة شراء ← تزوّد كمية الأصناف في المخزن اللي تختاره، وتسجّل المدفوع من الخزنة والباقي على حساب المورد.
- فاتورة بيع ← تنقص الكمية من المخزن، وتدخّل النقدية للخزنة، والآجل على حساب العميل.
- فاتورة مردود بيع أو شراء ← ترجّع الكمية وتعدّل الحساب والخزنة تلقائيًا.
وبكده تقرير رصيد مخازن ويومية الخزنة وتقرير عميل بيقولوا نفس الحقيقة في نفس الوقت.
إدارة المخازن في البسيط
أكتر من مخزن وتحويلات بينهم
تقدر تعرّف أكتر من مخزن (رئيسي، فرع، معرض…) وتنقل بضاعة بينهم من تحويلات المخازن، مع طلبات تحويل وتسويات مخزن لما يكون فيه عجز أو زيادة. وصافي تحويلات المخزن بيوضح اللي دخل وخرج من كل مخزن.
الأصناف بوحدات وأسعار مختلفة
الصنف الواحد ممكن يكون له أكتر من وحدة (كرتونة فيها عدد قطع معين، وقطعة)، وله سعر شراء و3 أسعار بيع: جملة ونصف جملة وتجزئة. وفيه أصناف بمقاسات وألوان، وأصناف تجميعية، وإضافة أصناف بالجملة من ملف إكسل.
الجرد ومتابعة الحركة
- إعادة الجرد وإعادة جرد بالباركود لتصحيح الكميات الفعلية.
- كارت صنف وتقرير حركة منتج لمعرفة كل حركة حصلت على الصنف ومين عملها.
- تقرير المنتجات أقل من الحد الأدنى علشان تطلب قبل ما الصنف يخلص، ومعاه إمكانية إرسال النواقص بالبريد الإلكتروني.
- المنتجات الراكدة في التصنيفات علشان تعرف البضاعة اللي واقفة وفلوسك المحبوسة فيها.
الحسابات: ربح حقيقي مش تقريبي
علشان المبيعات والمخزن في نظام واحد، البرنامج يعرف تكلفة كل قطعة اتباعت. تقرير أرباح مدة وقائمة الدخل عن مدة بيحسبوا مجمل الربح وصافي الربح بعد المصروفات، وتقدر تختار أساس التكلفة (آخر سعر شراء، متوسط سعر الشراء، شامل أو بدون القيمة المضافة). وفيه كمان تقرير ربحية الفواتير وتقرير أرباح منتج وتقرير ربحية مخزن.
ولو عندك محاسب، هيلاقي في قائمة «حسابات»: دليل الحسابات، قيود اليومية، دفتر الأستاذ، ميزان المراجعة، قائمة الدخل والميزانية العمومية.
مثال عملي
محل أدوات منزلية عنده مخزن رئيسي ومعرض. البضاعة بتتشتري على المخزن الرئيسي بفاتورة شراء، وبتتحوّل للمعرض بتحويل مخزني، والبيع بيتم من المعرض. آخر الشهر صاحب المحل يفتح رصيد كل مخزن بقيمته بسعر الشراء وسعر البيع، ويشوف تقرير الأرباح، وتقرير الأصناف الأقل من الحد الأدنى علشان يجهّز طلبية الشهر الجاي — كل ده من غير ولا شيت إكسل.
عايز تركز على الباركود والجرد؟ شوف برنامج مخازن وجرد بالباركود. شغلك جملة وتوزيع؟ شوف برنامج الجملة والتوزيع.